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30 Nov 2019

LA VEILLE RÉGLEMENTAIRE HSE

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LA VEILLE RÉGLEMENTAIRE HSE

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1. Définition de la Veille Réglementaire:

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La veille réglementaire est un procédé qui consiste à identifier parmi la production législative, les nouveaux textes qui sont applicables à l’entreprise, et de définir les actions nécessaires à mettre en place pour se conformer à ces nouvelles exigences. La veille réglementaire s’étend à la fois sur les domaines de l’environnement, santé sécurité au travail, incendie et/ou sûreté/malveillance.

La veille réglementaire, qui constitue l’étape préalable, est à distinguer de l’évaluation de conformité, étape finale qui intervient logiquement après la phase d’identification des exigences applicables.  Le processus d’évaluation de conformité est celui qui suit directement le processus de veille réglementaire. Les données de sortie du processus de veille réglementaire constitueront donc les données d’entrées de l’étape d’évaluation de conformité. Il s’agit alors d’évaluer pour chacune des exigences applicables la conformité des installations, des procédés, des infrastructures de l’organisation et de statuer sur la conformité.

Les référentiels ne donnent pas de définition normative de la veille réglementaire, toutefois ils en spécifient les exigences. La veille réglementaire peut être définie comme le processus formalisé d’identification et de mise à jour des exigences légales applicables.

2.Importance de la veille réglementaire pour l’entreprise:

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  • Pour toute entreprise, collectivité, projet ou même produit quel que soit son secteur d’activité ou sa taille, l’application des textes réglementaires est la première étape de toute démarche de maitrise des risques et de mise en place d’un système de management associé.

    La veille réglementaire dans le domaine de l’environnement et de la santé sécurité au travail constitue un enjeu pour les entreprises et les organisations, en particulier, pour celle qui souhaitent obtenir une certification  permettant de démontrer leur capacité à s’organiser et ainsi à gagner des parts de marché. Pour obtenir cette certification dans les plus meilleurs délais, il faut souvent mettre en place des systèmes de management  et cela exige de démontrer sa capacité au respect des exigences légales et réglementaires.

    Pour ce faire, l’entreprise doit avoir une connaissance parfaite de ce qui lui est applicables de fait et en parallèle, elle doit faire face à une pression d’évolution réglementaire grandissante. L’enjeu de conformité devient donc aujourd’hui un élément clé de la pérennité et de la valorisation de l’entreprise. Dans ce contexte de pression réglementaire, il est aujourd’hui plus que jamais indispensable d’anticiper les changements à venir afin de piloter efficacement son système de mangement.

    L’environnement juridique étant sans cesse en mouvement, chaque entreprise se doit de prendre en compte tous les changements liés à la réglementation de son activité afin de s’y adapter le plus facilement possible. Une veille réglementaire constitue ainsi une solution afin de vous garantir une conformité juridique continue.

3.Qui peut faire la veille réglementaire?

Il  n’y a pas non plus de règles en la matière. La veille réglementaire  peut être réalisée par l’entreprise elle-même ou alors être sous-traitée à une entreprise externe spécialisée en la matière. Il est par contre impératif que la personne en charge de la veille réglementaire soit au courant des actualités de l’entreprise : les modifications de la structure des bâtiments, la réorientation de la politique de l’entreprise, l’utilisation de nouveaux processus ou produits, l’achat de nouvelles machines, etc.

Une bonne communication en ce qui concerne ces aspects est essentielle afin que le responsable de la veille réglementaire puisse utiliser son outil correctement et, de ce fait, puisse correctement informer les responsables des nouvelles réglementations auxquelles ces derniers seraient soumis. Une mauvaise communication ou l’absence de communication peut entraîner des non-conformités lors d’audits voire même des sanctions administratives ou pénales s’il s’agit du non-respect de nouvelles lois par exemple.

Le processus de la veille réglementaire est chronophage et complexe. De plus, il nécessite des compétences spécifiques :

  • Vérifier la véracité des informations et les consulter (sources) ;
  • Connaître suffisamment les domaines concernés pour déchiffrer les nouvelles réglementations ;
  • Evaluer la pertinence (actuelle ou future) des informations pour l’entreprise.

À moins qu’une entreprise ne dispose de ces compétences en interne, de même que du temps pour s’y consacrer, il est recommandé de sous-traiter cette activité à haute valeur ajoutée pour les entreprises. Certaines entreprises proposent un service de veille réglementaire à leurs clients. Que l’entreprise souhaite avoir une veille réglementaire du domaine de la sécurité, du domaine de l’environnement ou du domaine de la sécurité alimentaire, voire, des trois domaines à la fois, toutes les options sont envisageables. Il est aussi possible de mettre en place une veille réglementaire sur-mesure, complète et précise, qui couvre les exigences réglementaires relatives à l’entreprise. Cette veille ainsi externalisée permet d’optimiser le travail du responsable QSE qui peut se concentrer sur la mise en place d’un plan d’actions afin de se conformer au cadre réglementaire et permet également aux entreprises de réaliser des économies en faisant appel à des services externes mutualisés et en ne devant pas recruter en interne d’experts légaux pour chaque domaine.

 

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