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28 Juin 2020

OUTILS DE GESTION DE PROJET

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OUTILS DE GESTION DE PROJET

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Nous gérons tous des projets dans nos vies privés : déménagement, préparation d’un mariage ou préparation d’un voyage à l’étranger et certains d’entre nous sont amenés à gérer des projets de grande envergure dans leur vie professionnelle.

1. Qu'est-ce que la gestion de projet ?

outils de gestion de projets

Quand on doit gérer un projet, on doit se poser la question sur la méthode de structuration du projet, de la nature du découpage du projet en sous-projets emboîtés, de la planification des tâches, de l’anticipation des besoins en ressources, de la nature et du contrôle de ces ressources et enfin du suivi des coûts et des délais.

 La gestion de projets est aussi souvent appelée « management de projets ». On utilise souvent ce terme dans les sociétés multinationales. Les caractéristiques communes à chaque projet sont les contraintes de délai, de coût et de ressources. Quand un pays reçoit les Jeux Olympiques, la date à respecter ne peut être repoussée donc certains projets ne peuvent pas supporter de retard. D’autres sont plus souples dans leurs délais.

La gestion de projet, définie comme étant l’ensemble des moyens humains et matériels nécessaires afin d’atteindre un objectif dans les délais, est utilisée au sein de l’entreprise pour permettre une meilleure organisation du déroulement de ses projets professionnels. La gestion de projet a pour objectif de maîtriser chaque phase du projet : planification des tâches, anticipation des besoins en ressources, suivi des délais…

Pour réussir la gestion d’un projet, il faut le découper en plusieurs phases et placer ces phases dans le temps, c’est-à-dire apposer une date de début et de fin à chaque phase, c’est ce qu’on appelle la planification du projet, et dans le cas de certains projets dont les délais sont serrés, certaines phases se chevauchent dans le temps.

2. Les types d’outils de gestion de projet :

outils de gestion de projets

Il existe de nombreux types d’outils de gestion de projet. Dans une entreprise, on va avoir recours à ce genre d’outil pour gagner en efficacité et en productivité. Pour répondre à cet objectif, il va falloir comprendre l’utilité de chacun et voir s’il vaut mieux opter pour :

  • Un pool d’outils spécialisés
  • Ou pour un logiciel complet pour satisfaire votre besoin, vos process.

Toutes les entreprises, selon leur secteur d’activité, n’ont pas la même façon d’appréhender la gestion de projet, n’ont pas les mêmes besoins. L’approche projet peut être vu dans les métiers RH, immobilisation ou encore de la communication, en suivant les liens dédiés. Par conséquent, les outils de la gestion du projet peuvent s’adapter, être particulièrement spécifiques…ou non, selon l’envie !

–        Les bases de la gestion de projet : L’application de méthodes éprouvées et l’utilisation d’outils de gestion performants ne garantit pas le succès d’un projet. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’au cœur de chaque projet, il y a avant tout une équipe.

–        L’humain au cœur de chaque projet : C’est l’équipe qui réussit ou non un projet. Sa motivation, son engagement, son esprit feront la différence. Et les compétences requises pour réussir dépassent largement le cadre des connaissances techniques.  Malheureusement, la gestion de projet se focalise trop souvent sur les méthodes, les process et les outils plutôt que de valoriser la dynamique du groupe : trouver les bons intervenants, s’assurer qu’ils travaillent bien ensemble, valoriser et motiver chacun au sein du groupe.

–        Communication et coopération : Travailler en équipe n’est pas facile. Surtout lorsque les membres d’un groupe se connaissent peu. C’est pourquoi il est important choisir les membres d’une équipe non pas uniquement sur leurs compétences techniques mais aussi en fonction de leur capacité à coopérer et faire confiance aux autres. Centraliser les communications et les documents en un seul endroit est indispensable. Chaque collaborateur doit pouvoir être autonome, sans perdre des heures à chercher des informations.

–        Lean management : Il est loin le temps où les chefs de projet faisaient la pluie et le beau temps. Aujourd’hui, le succès d’un projet passe par une collaboration étroite et effective de tous les membres de l’équipe. Mais, comme rien n’est jamais acquis, il est important de tenir régulièrement des réunions d’évaluation et d’instaurer une démarche d’amélioration continue. Chacun ayant sa pierre à apporter au travail d’équipe.

–        Flexibilité et agilité : Une planification trop rigide est génératrice de stress. Or, les projets sont de plus en plus complexes. Les imprévus sont inéluctables. La flexibilité est indispensable pour s’adapter aux changements.

3. Quelques raisons d’utiliser un outil de gestion de projet :

Au fur et à mesure que l’entreprise grandit et que les tâches et les projets se multiplient, un outil de gestion de projet devient nécessaire pour l’entreprise et son équipe. La plupart des outils de gestion de projet sont faciles à prendre en main et ils offrent un tableau de bord et des fonctionnalités bien pratiques.  Voici quelques-uns des avantages des outils de gestion de projet :

  • Clarté : grâce aux tableaux de bord proposés par la majorité des outils l’entreprise a une vue d’ensemble, claire et précise, de l’état d’avancement du projet.
  • Collaboration: Les outils de gestion de projet aident à déléguer les tâches de manière adéquate et efficace. À les classer par ordre de priorité et à les assigner aux bonnes personnes.  
  • Planification: pour suivre la progression de l’équipe, planifier les réunions, informer en temps utile et échanger sur l’avancement du projet.
  • Partage: tous les documents et fichiers sont centralisés. Les membres de l’équipe y ont accès où et quand ils en ont besoin.
  • Communication interne et externe– possibilité d’envoyer des messages automatisés ou de créer des messages personnalisés.
  • Intégration avec d’autres applications et logiciels. Connecter  tous les outils et applications afin de réduire les risques d’erreur et les pertes de temps.
  • Prise de décision plus efficace grâce à un suivi du projet plus précis et à l’analyse des données qui permet de mieux évaluer ce qui doit être arrêté ou amélioré.
  • Satisfaction clients– possibilité d’intégrer un service d’assistance à la clientèle pour répondre aux questions et aux commentaires des clients.
  • Économie d’argent et d’énergie– fini de passer un temps précieux sur des tâches qui peuvent être automatisées.

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