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FORMATION PMO AU MAROC

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Le PMO, acronyme de Project Management Office, a une fonction de soutien au management des projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise. Il a un rôle crucial dans l’entreprise, et on voit souvent qu’il y a une confusion entre le rôle du PMO et celui du chef de projet.

Le PMO réalise des missions de structuration et d’assistance au pilotage de projets. Il intervient soit directement dans un projet auprès du chef de projet, soit pour le compte d’une direction pour un suivi transversal du portefeuille de projets.

1- Formation PMO au Maroc : Qu’est-ce que le PMO ?

La Formation PMO au Maroc définit le PMO (Project Management Office) comme un service ou département qui définit les processus relevant de la gestion de projet. Il standardise et optimise les charges en identifiant les tâches communes dans la réalisation des projets. Le PMO est aussi une source de documentations, références et de statistiques pour tout ce qui concerne la réalisation et la gestion de projet. Le PMO est une combinaison de personnes, de processus et d’outils.

PMO peut faire référence aussi bien au Project Management Office qu’au Project Management Office. Le Project Management Office est un service ou département au sein de l’organisation s’occupant des processus de gestion projet. Ce concept est à la base Anglo-saxon, mais aujourd’hui la plupart des grandes entreprises dans le monde entier l’ont adopté. Ce service, ainsi que les personnes qui y travaillent, ont une position stratégique dans l’entreprise. Pour cause, ils assurent une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise, de façon à être alignés sur les objectifs stratégiques.

On note depuis quelques temps la volonté des Directeurs des Systèmes Information de vouloir mettre en place une cellule PMO (Project Management Office) au sein de leur DSI afin de surveiller et de contrôler les projets IT. Les besoins de ces organisations sont :

S’assurer que les projets lancés soient pertinents
Être capable de prioriser les projets entre eux,
Sécuriser et maîtriser les projets à enjeux majeurs,
Disposer d’un état d’avancement des projets conformes à la réalité,
S’assurer que l’impact des projets sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise soit sous contrôle,
Faire fonctionner de concert les niveaux stratégiques, opérationnels et économiques.

Afin de standardiser et d’industrialiser les activités de gestion de projet les DSI ont de plus en plus recours à la mise en place de cellule PMO.

2- Formation PMO au Maroc : Que fait la cellule PMO ??

Comme l’explique la formation PMO au Maroc, la plupart des organisations qui ont des expériences en gestion de projets ont en tête de fabuleuses réussites mais aussi des échecs spectaculaires. Ces retours d’expériences amènent l’organisation à réfléchir à la mise en place d’une cellule PMO. Les raisons de mettre en place une cellule sont les suivantes :

Améliorer et normaliser la performance des projets,
Fournir des reporting consolidés à destination des différentes strates de la direction
Créer une structure de reporting commune,
Gérer le portefeuille des projets,
Créer un centre d’excellence en gestion de projet et des disciplines connexes (management des risques …).

La mise en place d’une cellule requiert de développer une compréhension claire des objectifs, comme tout projet : créer des jalons et mesurer la réussite de sa mise en place. Devant l’étendu du périmètre d’action de la cellule, il est nécessaire de définir des priorités : Si la première priorité est de créer un centre d’excellence pour les chefs de projet, le PMO va évoluer vers la gestion de portefeuille. L’uniformisation des pratiques de gestion de projet permettra une professionnalisation de l’activité.

Si au contraire la priorité est donnée à la gestion de portefeuille, il va alors probablement évoluer très rapidement vers un centre d’excellence, car il deviendra clair que davantage de projets pourront être réalisés à condition que les pratiques de gestion de projet soient soutenues et développées. Le fait d’avoir une vision portefeuille de ses projets permet de rationaliser les décisions sur l’ensemble des projets. Ceci ne fonctionnera qu’au sein d’une même organisation ou sur un même référentiel.

3- Formation PMO au Maroc : Les 5 rôles principaux d’un bon PMO :

Le principal rôle du PMO est le pilotage et le soutien aux management des projets, programmes et portefeuilles de l’organisation. Pour bien accomplir ce rôle, la formation PMO au Maroc exige que le PMO doit assurer :

Planification stratégique et gouvernance : C’est l’une des fonctions la plus importante en gestion de projet. Le PMO conseille afin de sélectionner les collaborateurs qui correspondent le mieux aux projets et aux objectifs stratégiques de l’entreprise en fournissant une analyse de rentabilité solide et un rapport des coûts et avantages. En ce qui concerne la gouvernance de projet, le PMO définit les politiques, les réglementations, les fonctions, les processus et les responsabilités qui définissent la création, la gestion et le contrôle des projets, des programmes ou encore des portefeuilles.
Meilleures pratiques et meilleurs processus : Le PMO met en œuvre et consolide les meilleures pratiques et processus au sein de l’entreprise, il doit standardiser le processus dans tous les services. Le PMO peut mettre en œuvre un processus de livraison de projet reproductible afin que l’entreprise puisse facilement gérer et livrer les projets. Il fournit des conseils, méthodes, systèmes, outils et mesures de gestion de projet cohérents pour de bons résultats. De même, maintenant la cohérence entre les chefs de projet qui travaillent pour différents projets et différents services.
Langage commun, culture et mentalité : Le PMO aide à diffuser une culture et une mentalité de projet commune en informant, en communiquant et en formant ses collaborateurs sur différentes techniques, différentes méthodologies et sur des meilleures pratiques. Il permet de développer un langage de projet commun en définissant des jalons, des métriques et des indicateurs de performances clés de manière à ce que chacun soit sur la même longueur d’onde. Cela rend la gestion de projet harmonisée et efficace, en bref, le PMO agit en tant que champion de la gestion de projet.
La gestion des ressources :: Le PMO gère et alloue les ressourcesavec précision dans les projets. Il gère également les priorités en fonction du planning, du budget, des charges de ressources et des informations d’analyses. Par conséquences, il fournit les bonnes ressources au bon moment et définit les rôles et responsabilités de chacun. Le PMO forme et encadre ses collaborateurs surtout les chefs de projet, il organise régulièrement des ateliers et des programmes de formation sur la gestion de projet.
Création et maintenance d’outils de projets : Le PMOfournit des modèles, des outils et des logiciels pour gérer les projets. Il investit dans un outil de gestion de projet, tel que Planisware Orchestra, pour avoir une visibilité précoces sur les performances et une productivité beaucoup plus efficace. Il joue un rôle fondamental dans la vie d’une entreprise, une fois le projet terminé il archive tous les documents du projet dans un référentiel de document, ce qui est très utilise pour une référence future.

4- Formation PMO au Maroc : étapes de la mise en place du PMO ?

Comment mettre en place un bureau des projets ? De la mise en place de processus méthodologiques à l’outillage de la cellule, comment passer in fine de la gestion de projets à la gestion de portefeuille projets?

En suivant la formation PMO au Maroc, on verra que Tout a commencé avec la norme ISO, il y a eu un travail important sur l’ensemble des processus pour accompagner le développement de l’entreprise. Dans le cadre de la norme ISO nous avons défini une méthodologie projet. Par conséquent cette méthodologie projet permet d’identifier toutes les métriques communes que l’on souhaite suivre dans le cadre d’un portefeuille projets. Il faut prendre en compte la culture de l’entreprise et l’organisation des équipes. Cela passe également par les fonctions/rôles des collaborateurs. Par exemple, un AMOA ou Business analyste qui exerce en plus de son activité un rôle de chef de projet n’aura pas la même appétence en gestion de projet. De ce fait la méthodologie projet a pour objectif de définir une grille de lecture commune à tous.

Comment le PMO encadre les collaborateurs ? Le PMO aide à diffuser une structure méthodologique de gestion de projet commune. Il accompagne ainsi les collaborateurs sur différentes techniques et méthodologies afin de gérer l’ensemble des enjeux des projets, de l’intention à sa réalisation. Dans ces conditions, le PMO permet de développer un langage de projet commun en définissant des indicateurs et métriques clés de manière que chacun communique et consolide les informations de la même manière.

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