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FORMATION LEAN OFFICE AU MAROC
FORMATION LEAN OFFICE AU MAROC
Le Lean office ou le Lean de bureau, tout comme le Lean, fait partie d’un processus d’optimisation du rendement et de réduction du gaspillage temporelle et logistique basé sur la méthode japonaise Lean.
En suivant la FORMATION LEAN OFFICE AU MAROC : maîtriser les fondamentaux du Lean bureau, les participants seront capables d’appréhender et d’appliquer les méthodes propres au Lean management , la méthode des 5S et ses composantes pour optimiser le lieu de travail et la productivité de l’entreprise. Les Objectifs pédagogiques de la FORMATION LEAN OFFICE au Maroc sont :
- Comprendre les fondamentaux du Lean Office, pour une production de services efficace et efficiente
- Savoir adapter les outils du Lean Manufacturing au Lean Office : usages et limites
- Définir un processus de démarrage d’une démarche Lean office
- Diagnostiquer les chantiers Lean utiles à mener dans son entreprise
1.FORMATION LEAN OFFICE AU MAROC : Connaitre le Lean office management ?
Le Lean office management a pour objectif de rendre et de maintenir les processus aussi « Lean », c’est-à-dire aussi minces que possible, jusque dans les plus petits détails, pour améliorer ainsi la position concurrentielle et la plus-value des organisations (à l’égard des clients, des actionnaires, du personnel et de la société). La valeur ajoutée pour le client doit être maximale, et ce, pour des frais minimaux. On obtient cela en détectant et en éliminant toutes les formes de gaspillage (« wastes ») dans les processus, et en simplifiant de façon optimale les activités à valeur ajoutée.
L’origine du « Lean » se trouve dans l’industrie automobile. L’accent a été mis sur le « Lean Manufacturing » ou « Lean production », avec comme objectif de détecter en continu les inefficacités présentes dans les espaces de travail, et ce, afin de diminuer les délais de traitement, minimiser les coûts, augmenter la qualité, réduire les stocks, et améliorer la flexibilité quand il s’agit de répondre aux exigences du client. Entre-temps, ces principes ont été appliqués dans d’autres secteurs et branches d’entreprise. Dans les environnements administratifs également, le concept de « Lean thinking » a fait son entrée.
Le but est que les collaborateurs consacrent un maximum de temps aux tâches prioritaires. Malheureusement, il semble que pour de nombreuses raisons, l’accomplissement effectif des tâches s’écarte fortement de l’accomplissement souhaité. Cela résulte souvent en une perte de rendement et des risques opérationnels inutiles. Le gaspillage ou wastes se manifeste la plupart du temps de façon latente, sous la forme d’activités n’apportant aucune valeur ajoutée aux yeux du client et s’avérant en outre ne pas être nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation (manque d’efficacité). L’organisation perd dès lors sa productivité et sa combativité. Le Lean office management veillera en premier lieu à ce que toutes les causes de « wastes » soient détectées et éliminées.
2.FORMATION LEAN OFFICE AU MAROC : Pourquoi le programme Lean Office ?
Une administration efficace n’est absolument pas un mal nécessaire mais constitue le support incontournable de chaque organisation. Chaque entreprise est composée de départements qui, à leur tour, sont composés de tâches et d’activités. L’ensemble de ces activités est lié à des documents. Malheureusement, c’est souvent à ce niveau que le bât blesse : des documents trop complexes, des manipulations et des encodages doubles, des processus de décisions longs, des procédures révolues … Bref, chaque activité comporte une partie administrative qui ne contribue pas à la création de valeur ajoutée.
Le Lean Office (ou Lean Administration) est une évolution des méthodes de Lean Management destinée à répondre aux problèmes de l’administration : temps d’attente, boucles de correction, documents perdus, processus de décisions complexes, etc. Souvent, des interfaces défaillantes et une distribution des responsabilités ambigües sont à l’origine de ces problèmes. Le temps et les ressources sont alors très impactés et manquent pour procéder à une amélioration structurelle.
Que signifie le mot « gaspillages » dans un environnement administratif ? A partir de quel moment un processus détruit-il de la valeur au lieu d’en générer ? Des erreurs lors de l’encodage des données, des tâches répétitives, une autonomie de décision limitée pour les affaires courantes, des impressions et des photocopies en trop grand nombre ou inutiles, des systèmes informatiques peu fiables ou défectueux, le double archivage d’informations ou de documents, des processus fastidieux nécessitant de nombreux accords … La formation de base en Lean Office au Maroc fournit les bases théoriques et fait prendre conscience des gaspillages et des opportunités quotidiennes dans le secteur administratif. Elle présente également les outils essentiels pour rendre les processus administratifs plus efficaces et performants que jamais. Identifier les pertes est une chose, les éliminer une autre. Lors de cette formation, vous apprenez comment y parvenir.
Les optimalisations dans le domaine de la production sont devenues monnaie courante dans la plupart des entreprises ces dernières années. Rares sont par contre ceux qui se sont aventurés sur le terrain des processus indirects et de « support ». Les raisons de cette non-présence sont évidentes : les flux administratifs sont pour la plupart invisibles, ce qui rend l’identification des gaspillages et des opportunités plus difficiles. De plus, la façon de travailler des cadres et des employés est tout à fait différente de celle des ouvriers sur une ligne de production. Pourtant, le potentiel d’optimalisation dans ce domaine est énorme (certaines études parlent même d’une augmentation possible de 30 %). Les principes, outils et méthodes du Lean Office ou Lean Administration trouvent une application dans les services des ventes, des achats, des ressources humaines et de la comptabilité par exemple
3. Pourquoi effectuer une Transition de l’OHSAS 18001 vers la Norme ISO 45001 ?
Comme l’OHSAS 18001, la nouvelle norme ISO 45001 sera toujours basée sur le modèle PDCA (Préparer, Développer, Contrôler, Agir). Cependant l’atout principal de l’ISO 45001 est sa compatibilité avec les normes ISO 14001, ISO 9001 et ISO 22000… principale raison pour effectuer le transition vers la Norme ISO 45001.
Parmi les raisons poussant à la migration de l’OHSAS 18001 vers la norme ISO 45001 c’est sa structure HLS (High Level Structure) identique aux autres normes facilitera la mise en place d’un système management intégré (SMI). Cette harmonisation a été faite afin de favoriser le management transversal et gagner en efficacité. Le SMI permet d’avoir une vision globale de l’entreprise à travers la prise en compte de l’ensemble des processus.
ISO 45001 adopte une approche fondée sur le risque qui permet de s’assurer de l’efficacité et de l’amélioration continue du système de management de la S&ST afin de répondre au contexte en constante évolution d’un organisme.
Le référentiel OHSAS 18001 ayant été revue en 2007, les bases du contenu restent semblables. La plupart des exigences OHSAS sont maintenues dans la norme ISO 45001. Quelques nouvelles exigences ont fait leur apparition, tandis que d’autres ont été révisées et l’ISO 45001 a été pensée pour que la transition entre les deux normes soit facilitée au maximum.
4. Quelles sont les nouveautés de la norme ISO 45001:2018 qui impliquent la transition?
Parmi les changements OHSAS 18001 importants, on peut attirer l’attention sur l’analyse du Contexte et des Enjeux, sur l’analyse des Besoins et Attentes des Parties Intéressées Pertinentes, sur la mise en place d’un Système de Management Santé Sécurité basé sur la maîtrise des processus, sur l’obligation de démontrer une implication renforcée de la Direction (Leadership), sur l’obligation de consultation et de participation des travailleurs et pour finir sur la planification, entre autres, dans le cadre des actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités identifiés au début de la démarche (chapitre 4).
La norme ISO 45001 dans sa structure apparait comme étant bien plus cohérente que l’ancienne norme OHSAS 18001, essentiellement par l’implication (formellement forcée) de la Direction, des Pilotes de Processus et de l’ensemble de la Ligne Hiérarchique (cause pour transiter).
- Enjeu stratégique, leadership, implication, intégration dans les processus métiers :
La norme ISO 45001 considère la santé sécurité des travailleurs comme un enjeu stratégique à impulser au plus haut niveau : le leadership, l’engagement de la direction en s’assurant que la politique et les objectifs sont compatibles avec les orientations de l’organisme et sont intégrés dans les processus métiers.
Consultation et participation des travailleurs : la santé / sécurité au plus près du terrain :
C’est le point distinctif de cette norme. L’entreprise doit s’organiser (mettre en œuvre des processus) pour que les travailleurs soient consultés et participent à tous les niveaux à la mise en place de la santé sécurité.
La santé et la sécurité n’est pas uniquement l’affaire des « chefs », la norme ISO 45001 demande de mettre l’accent sur le personnel non encadrant. Une notion jusqu’alors peu abordée dans l’OHSAS 18001 et plus développé dans la norme ISO 45001, ce qui justifie la transition.
La norme ISO 45001 opte également pour une vision élargie du processus productif en y intégrant les partenaires (fournisseurs, prestataires de service, ou sous-traitants…). Effectivement, ces derniers sont amenés à intervenir dans les locaux de leur client ou à être partie prenante d’un processus, via leurs produits ou prestation.
5. Par où commencer la transition vers l'ISO 45001 ?
Si l’entreprise envisage de mettre en œuvre la norme ISO 45001 ou de transiter de l’OHSAS 18001, voici quelques astuces pour démarrer :
- Etablissement de l’analyse du contexte de l’organisme pertinent pour la Santé et Sécurité au Travail (par exemple, les parties intéressées) ainsi que des facteurs internes et externes susceptibles d’avoir un impact sur les activités de l’entreprise.
- Établissement de périmètre d’application du système, en tenant compte des objectifs que l’entreprise souhaite atteindre avec son système de management.
- Définition de la politique et des objectifs en matière de Santé et Sécurité au Travail.
- Fixation du délai de mise en œuvre du système et prévoyance des moyens pour y parvenir.
- Détermination des compétences et/ou les ajustements de ressources nécessaires avant de pouvoir mettre en œuvre la norme.
Il faut savoir que, contrairement à ISO 9001 et ISO 14001, de processus de transition formel d’une ancienne version ISO à la nouvelle, mais des initiatives sont engagées pour aider les organismes à opérer leur transition d’OHSAS 18001 à ISO 45001.
A PROPOS de NPM
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Nos consultants et nos formateurs sont tous certifiés et sont des ingénieurs de Grandes Ecoles, avec plus de 16 d’expériences professionnelles dans des multinationales et des PME.
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