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FORMATION MANAGEMENT VISUEL
FORMATION MANAGEMENT VISUEL
Les images ont parfois plus d’impact que les mots. Un bon visuel fait souvent passer plus efficacement les messages que de longues paroles pour manager ses équipes. La formation management visuel apportera aux participants des outils pratiques de management visuel pour engager et stimuler leurs équipes. Les objectifs de la formation management visuel sont :
- Comprendre le principe et l’intérêt du management visuel
- S’approprier les principaux outils pour progresser dans l’animation de son équipe
- Déployer ses premières animations de management visuel
1.Formation management visuel : Connaitre le mangement visuel
Les termes management visuel et communication visuelle sont souvent confondus. En effet, un système de management visuel est également un système de communication, mais l’inverse n’est pas forcément vrai.
Le management visuel constitue un ensemble de routines et techniques visant à créer des habitudes d’organisation du lieu de travail, à assurer le respect des normes, et à encourager l’esprit d’amélioration permanente. Cette démarche permet de rendre visible les écarts par rapport à un standard ou à une situation attendue, et de provoquer des comportements ou réactions pour revenir à une situation « normale ».
Le management visuel est un excellent moyen de partager de l’information au sein d’une équipe afin de trouver, ensemble, des solutions face aux problématiques rencontrées. On parle souvent de management visuel dans le cadre de la gestion de projet mais cette approche est également pertinente pour des équipes qui ne sont pas en mode projet. Il est cependant important de se poser les bonnes questions en amont :
- Quelle est l’activité de l’entreprise ?
- Quelles sont les informations à faire circuler ? avec quel niveau de détail ?
- Quels sont les outils les plus pertinents et les plus adaptés ?
- A qui s’adresse le management visuel ?
- Quels sont les objectifs visés ?
Comme son nom l’indique, il s’agit de rendre visuel des informations clés en lien avec le travail quotidien. Il peut s’agir de problématiques internes, de réclamations clients, d’un déficit de performance, d’un projet de diversification…. Bref tout peut être traité par cette approche si la mise en place est réfléchie et accompagnée.
2.Formation management visuel : Objectifs, finalités et contexte du management visuel
Les objectifs principaux du management visuel reposent sur l’amélioration de la satisfaction client par la simplification et la compréhension des objectifs par les employés. Le management visuel opère une pédagogie efficace sur les tâches à réaliser et les buts recherchés. Dans la mesure où les employés comprennent mieux et adhèrent au projet de l’entreprise, leur travail va s’en trouver amélioré.
Les finalités du management visuel s’inscrivent donc dans l’amélioration de la transmission d’informations entre les différentes strates d’une entreprise. Cette forme de management permet de créer une culture commune dans l’entreprise et de rapprocher les points de vue. Ces effets bénéfiques limitent les risques de dispersion entre les parties prenantes d’une entreprise. La satisfaction des clients comme des salariés s’inscrit dans la méthode dite agile qui, comme son nom l’indique, prend appui sur la flexibilité pour atteindre ses objectifs.
Les contextes d’application du management visuel peuvent varier mais en règle générale, on distingue plusieurs situations qui nécessitent une mise en œuvre dans l’entreprise. Néanmoins, le management visuel n’est pas nécessairement pertinent dans les très petites entreprises où les salariés côtoient quotidiennement et régulièrement la direction. Si l’entreprise constate un fort taux d’absentéisme, des pertes importantes dues à un mauvais taux de remplissage des camions ou une mauvaise gestion des stocks, l’application du management visuel peut se révéler très utile.
L’entreprise doit donc porter sa réflexion sur deux aspects fondamentaux : Quel est le diagnostic des problèmes de l’entreprise ? De quelle manière le management visuel pourrait résoudre tout ou partie de ces problèmes identifiés ? En fonction des réponses formulées, la direction de l’entreprise va pouvoir décider si elle met en place un management visuel purement centré sur la stratégie globale, si elle se concentre sur les missions quotidiennes ou si elle allie les deux options.
3.Formation management visuel : Mise en place du management visuel
Pour une entreprise ou une équipe qui s’interroge sur la mise en place de méthodes de type Lean management et ses multiples dérivés (Lean IT et méthodologie scrum, Lean Manufacturing , Lean office pour le monde tertiaire…), un chantier se révèle rapidement prioritaire : celui de la mise en place d’un management visuel.
En clair, non seulement le management visuel est la pierre angulaire de tout projet lean, mais ce management visuel gagne énormément à se digitaliser : le numérique vous permet de collecter et de concilier des données souvent hétérogènes et éparpillées, d’automatiser leur mise à jour, et les diffuser sur les supports les plus adéquats. Reste à savoir comment procéder pour mettre en place ce management visuel. Les étapes de mise en place du management visuel se résument en 6 étapes :
Au préalable : tester le management visuel via un POC : Sur un sujet où le facteur humain est par définition primordial, et où les bénéfices et les impacts sont difficiles à anticiper, mieux vaut avancer en mode “projet”. Puis corriger le tir, conserver ce qui fonctionne et abandonner les fausses bonnes idées. C’est précisément ce que permet un POC (Proof of Concept). Souple et limité dans le temps, un POC a en effet vocation à tester “in vivo” une idée sur un petit périmètre. Puis d’en tirer les enseignements avant de généraliser l’expérience, de la revoir… ou de l’abandonner sans dommage.
Étape 1- constituer l’équipe : C’est une étape cruciale, mais délicate. Par nature, une démarche Lean suppose de casser les silos entre services, donc d’intégrer un maximum de parties prenantes. D’autre part, une multiplicité de points de vue va permettre d’assurer de la pertinence du management visuel qui va émerger du POC. A minima, on peut considérer que l’équipe devra compter :
- Un responsable projet
- Un représentant du métier directement concerné
- Un représentant de l’IT
- Un professionnel de la communication interne
Étape 2- cerner les enjeux de son management visuel : c’est avec cette équipe projet, et de façon collaborative, que par la suite les objectifs seront affinés. Simplement informatif ou complètement interactif : il existe en effet différents degrés dans le management visuel. Cette deuxième étape est encore plus structurante que la première.
Étape 3-identifier ses KPIs (et faire le tri !) : C’est bien sûr le moment-charnière du POC : sans données, pas d’indicateur clé de performance (KPI), et donc pas de management visuel. Cette étape va donc consister dans un premier temps à déterminer quels indicateurs sont essentiels, intéressants et optionnels pour la suite du projet. Selon l’audience visée, l’activité monitorée, et la fréquence de mise à jour des données.
Étape 4-concevoir le design de l’écran de management visuel : Qui dit management visuel dit mise en forme. Et qui dit digital dit forcément écran. Le design de l’écran qui va constituer le “media” du management joue donc un rôle crucial dans le succès du POC. Les objectifs de cette étape durant laquelle il va s’agir de rendre aussi attractif qu’efficace le dispositif de management visuel ?
- Eviter la surinformation
- Prévoir des conditions d’animation des informations visuelles
- Penser à l’ergonomie (lien article sur l’ergonomie) et aux intéractions
Du choix des formats visuels (histogrammes ou camembert, simples chiffres ou même feux tricolores) en passant par le choix de la police, des boutons d’action, des couleurs… C’est un véritable travail de designer qui vous attend sur cette étape.
Étape 5 : choisir les bons points d’affichage : Mal placé, le plus bel écran du monde ne servira pas à grand-chose… Au-delà donc de son design et des informations qu’il délivre, le choix de son emplacement va se révéler tout aussi stratégique. Comment bien le choisir ? D’abord en fonction de l’audience visée : ses lieux de passage, de travail, de pause…
Étape 6- faire le bilan… et itérer pour généraliser le management visuel : le POC est arrivé à son terme ? Ce n’est que le début… Après quelques semaines d’utilisation, il sera temps de faire le bilan de ce projet. Et ce dans plusieurs dimensions :
- Ce qui fonctionne (et fonctionne moins bien) dans le management visuel mis en place : quelles informations manquent, sont en trop, sont mal présentées…
- Ce qui a fonctionné (ou non) lors du projet. À quelles étapes peut-on gagner du temps ou est-on allé trop vite ? Quelles compétences ont manqué ?
- Ce qui est généralisable (ou pas). Ce POC peut-il servir de base à un autre projet dans l’entreprise, voire dans le service ? Que faut-il améliorer, conserver, abandonner… ?
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