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Rédaction manuel des procédures
REDACTION MANUEL DES PROCEDURES
La rédaction Manuel des procédures a pour objectif de concevoir des procédures transparentes et normalisées. Une telle procédure vous facilite le contrôle interne.
Rédaction Manuel des procédures : à quoi sert un manuel des procédures ?
Le manuel des procédures est un document détaillé pour chaque activité exercée par une entreprise. Il contient toutes les informations liées aux étapes, les intervenants, les outils concernant cette activité. Il s’agit d’un fil conducteur de l’entreprise qui définit les activités de chaque intervenant et il permet au personnel d’effectuer leurs fonctions correctement. Ce manuel fait partie des documents permettant d’identifier le circuit des responsabilités. La rédaction des procédures permet une bonne gestion de l’entreprise. Il présente l’ensemble des procédures de gestion administrative, des procédures opérationnelles et de contrôle d’une manière détaillée, fiable et concrète. Cet article de rédaction manuel des procédures vous donne les éléments nécessaires pour rédiger votre manuel des procédures correctement.
La rédaction Manuel de procédures présente un ensemble d’objectifs qui sont :
- Un outil de référence opérationnel et pédagogique mis à la disposition des responsables pour la conduite des opérations
- La définition précise des postes et des responsabilités pour que l’exécution des tâches
- Optimise le circuit d’informations et donc l’augmentation de la productivité du personnel
- Instaurer la transparence au sein de l’entreprise
- Susciter la confiance au sein de l’entreprise
- Eviter les conflits internes
- Le manuel de procédure présente le savoir-faire et aide les intervenants dans l’entreprise à répondre aux situations quelconques.
- Il Garantie la continuité de l’activité de l’entreprise
- Il Forme du personnel en phase d’intégration et facilite l’encadrement
- Un outil de management de l’entreprise
- La communication en interne sur les règles et les méthodes applicables dans l’entreprise grâce à des documents accessibles
- Facilite le contrôle interne et le rend fiable, son absence rend le contrôle difficile, non transparent et aléatoire
- Cadre formel d’exécution des opérations administratifs, financiers et comptables
- Vérifier la rentabilité des activités, corriger les erreurs de gestion et améliorer l’organisation de l’entreprise.
Dans ce contexte, la rédaction Manuel des procédures consiste principalement à répondre aux questions suivantes : qui fait quoi ? où ? comment ? par quels moyens ? et pour quel objectif ?
Rédaction Manuel des procédures : Conditions et recommandations
La procédure est un document qui précise la manière d’accomplir une activité. La procédure doit répondre aux exigences de l’entreprise et présenter les conditions d’une application efficace. Donc, il faut se concentrer sur les deux éléments suivants :
- Le contenu : le fond du manuel de la procédure doit être approprié, complet et pertinent
- La forme : elle participe à la bonne compréhension du fond de la procédure, ainsi que sa gestion (la mise en place, la diffusion, la mise à jour…)
Une procédure doit être :
- Utile : une procédure utile est celle qui mis en œuvre les principes et les exigences de l’entreprise
- Exacte : le fond et la forme de la procédure doivent être correctes
- Complète : la procédure doit contenir toutes les informations nécessaires et suffisantes
- Compatible : chaque procédure doit être cohérente avec les autres procédures de l’entreprise et les autres systèmes de management
- Claire : le contenu de la procédure doit être simplifié
- Accessible : la procédure doit être mise à la disposition des parties intéressées
- Contrôlable : la procédure doit être contrôlée au moment de sa mise en œuvre
Pour élaborer une procédure efficace, il faut analyser les besoins et adapter le font et la forme aux parties intéressées. Pour ce fait, la procédure doit répondre aux questions suivantes : qui doit faire l’action, quoi faire, comment le faire (les consignes, mode opératoire) ainsi que quand faire l’action (la définition de l’enchainement des activités et tâches)
Pour la rédaction Manuel des procédures, il existe certaines conditions à respecter à savoir :
- Il faut préciser les étapes principales à suivre pour l’exécution des tâches principales de l’entreprise
- Identifier les filières qui nécessite la présentation des pièces justificatives en interne et en externe
- Préciser les attributions de chaque intervenant et pour chaque étape d’exécution des activités
- Concevoir les outils à mettre à la disposition des intervenants exerçant ces activités
- Préciser les types de contrôle à réaliser en amant et en aval : auto-contrôle, audit interne/externe, inspection et leurs fréquences : journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel
- Pour les procédures de gestion administrative, il faut préciser les responsabilités d’engagement de l’entreprise, les modalités de gestion des ressources humaines et les procédures de traitement des dossiers.
Il est recommandé de travailler d’une façon collective et d’intégrer tous les concernées dans ce travail. Ce manuel des procédures doit être élaborer en associant tous les membres et en tenant compte du contexte de l’entreprise.
Ce manuel a un intérêt commun pour tous les intervenants, il n’est pas figé, il est mis à jour et améliorer grâce à l’apport des expériences des intervenants.
Rédaction manuelle des procédures : La démarche d’élaboration du manuel des procédures
La démarche à suivre ainsi que les éléments indispensables qui doivent se présenter lors de la mise en place et la rédaction manuel des procédures sont les suivants :
- L’observation du circuit des informations au sein de l’entreprise ainsi que la manière dont elles sont formalisées.
- La définition des éléments relatifs au traitement des informations
- La définition des modalités de contrôle des procédures
- Le rassemblement des différentes informations et procédures existantes pour élaborer un manuel de procédures.
La mise en place d’un manuel des procédures repose sur un ensemble de principes et démarches. Ces derniers dépendent principalement de la complexité de la procédure en question, le niveau de satisfaction, l’objectif de son élaboration, le budget alloué pour son élaboration, et les contraintes techniques liées à l’équipe responsable de son élaboration.
La démarche de l’élaboration d’un manuel des procédures suit les étapes ci-dessous :
- La collecte des informations :
La première étape consiste sur la collecte des informations qui peuvent être utiles d’en disposer. Elle passe par la prise de connaissance de l’entreprise, l’identification des sources d’informations et les outils de collecte de ces informations. Elle consiste également sur la collecte des données requises de la documentation existantes (fiche de poste, organigramme…). La collecte se fait par des entretiens et des questionnaires des acteurs liés à chaque activité. Une fois que les informations sont recueillies, vous pouvez procéder à un examen des procédures.
- La prise de connaissance de l’entreprise
Il s’agit d’un premier contact avec l’entreprise. Il faut préciser le programme du travail et l’objectif des interviews. Les questions concernent les acteurs, les supports, les actions, les délais.
- Bilan des procédures existantes
Ce bilan implique la collecte des informations sur les procédures existantes, le classement des procédures par service ou par activité. Les intervenants décrivent leurs activités et présentent les documents liés à leurs activités.
- Traitement des données collectées
Le traitement de données collectées consiste sur l’identification des forces et faiblesses de chaque procédure existante ainsi que les risques afférents.
L’analyse des données collectées permet de faire une cartographie des processus et de préciser l’importance de chaque activité effectuée par les acteurs. Cette analyse se fait à travers des tests de conformité et de permanence
Ensuite, la cartographie des risques qui consiste sur l’identification des risques liés à chaque processus qui peuvent entrainer une perte. Il faut présenter à chaque activité les impacts possibles et le degré de maitrise.
La cartographie des risques se fait selon les étapes suivantes :
- L’identification de processus et les activités concernées par estimation des risques
- Estimation des risques pour chaque processus/ activité
- L’analyse global de ces risques.
Les objectifs de cette cartographie des risques sont :
- Evaluation et classement des risques de l’entreprise
- Informer les acteurs et les responsables afin de mettre en place un plan d’action pour ces risques
- La mise en place d’une politique de risque par la direction et l’auditeur
Pour une bonne visualisation de ces risques, il est recommandé de présenter les risques identifiés dans une matrice des risques. Il s’agit d’une présentation des risques et leurs causes dans un tableau. Ceci facilite la prise en charge de ces risques.
- La formulation du manuel
Au cours de cette étape, vous devez :
- Définir le sujet de l’étude
- Préciser les moyens matériels et les ressources humaines
- Définir les étapes de la mise en place du manuel
- La mise au point du manuel
Cette étape consiste sur :
- La présentation des résultats de l’étude
- La collecte des retours dans l’objectif d’amélioration
- Révision des moyens, ressources humaines et étapes mis en place lors de la 3ème étape
- La validation et la diffusion du manuel de procédures
Après l’élaboration du manuel des procédures, les responsables et les opérationnels doivent valider ce manuel afin qu’il soit efficace. Une fois validé, le manuel sera diffusé et accessible à tous les intervenants.
Chaque procédure passe par plusieurs étapes de contrôles et de vérifications. La validation passe généralement par deux phases : la validation provisoire et la validation définitive. Dans la première, les restitutions écrites par les acteurs concernés sont approuvées. Les acteurs et les auditeurs se mettent d’accord sur le fond de la procédure. Dans la deuxième, la direction générale corrige et débatte certains points et valide d’autres et approuve une version finale.
Après la validation du manuel, il est le temps de le diffuser dans tous l’organisme à travers des canaux de communication (Tableau, Intranet, mailing…). La direction prend en charge la diffusion du manuel de procédures au sein de l’entreprise.
- Contrôle et suivi des procédures
La mise en place d’une procédure quelconque est toujours accompagnée d’une mise en place d’une procédure de maintenance, de contrôle et de mise à jour.
Le suivi consiste à faire des tests de conformités pour s’assurer de leurs applicabilités. A l’issue des résultats des tests que des mises à jour seront lancées.
- Modification du manuel de procédure
Chaque entreprise est en amélioration continue (l’ajout des activités, l’identification des nouveaux risques, l’utilisation d’un nouveau matériel, l’application des nouveaux décrets…). Donc le manuel de procédure doit être mis à jour et prend en considération ces nouveaux changements. Cette mise à jour fait partie des responsabilités de la direction générale
Rédaction manuel des procédures : La description du contenu
La rédaction d’un manuel de procédures constitue pour votre entreprise le concentré de son organisation, et les savoir-faire individuels et collectifs. Le manuel des procédures répond aux deux principes : la normalisation et de l’uniformisation.
La forme d’un manuel de procédure n’est pas figée, mais généralement il contient les éléments suivants :
Une page de présentation qui contient le type de document, l’état du document (futur projet, en cours d’application, archivé), la date d’application et de révision, le service en charge, le processus de rattachement.
Un cartouche qui regroupe l’ensemble des informations de base d’une procédure. Il contient les informations suivantes :
- Le nom de l’entreprise /logo
- Le titre du document
- Le nom département/activité
- Le code du département/activité
- La date de l’élaboration/mise à jour
- La désignation de la procédure étudiée
- Le numéro de classement de la procédure
- La version
La codification d’une procédure se fait en fonction de sa nature, le département/activité auquel elle appartient et son ordre de traitement.
Une page de validation composée de :
- L’historique des versions et leurs dates d’applications
- Signature du rédacteur
- Signature du valideur
- Signature de l’approbateur
La présentation du contenu de ces procédures peut se faire selon plusieurs formes :
- Sous forme de texte : le rédacteur décrit l’activité d’une manière détaillée
- Sous forme de logigramme : le rédacteur décrit l’enchainement des actions et les points clés de chaque activité
- Sous forme de capture d’écran : le rédacteur prend des captures d’écran de son activité notamment les logiciels, en plus des explications intégrées.
A PROPOS de NPM
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