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07
Juin
2022
LE PORTEFEUILLE PROJET
LE PORTEFUEILLE PROJET
1- Qu’est-ce qu’un portefeuille projet?
Un portefeuille projet est l’ensemble des projets et programmes gérés par une organisation. Un portefeuille peut être composé de plusieurs programmes et / ou de plusieurs projets. Les projets au sein d’un portefeuille peuvent également être différents les uns des autres, ce qui ne se produit pas dans les programmes, qui sont plutôt formés par des projets connexes. On peut dire que le portefeuille représente la mise en œuvre de la stratégie d’une organisation. La gestion de portefeuille ou Portfolio management est la gestion coordonnée de projets et de programmes pour atteindre des objectifs stratégiques spécifiques.
La gestion de portefeuille définit des priorités en fonction des objectifs et partant de celles-ci, elle privilégie le choix des programmes et des projets à mettre en œuvre en fonction de la création de valeur métier, du niveau de risque et des ressources à utiliser. Si la gestion de projet vise à gérer correctement les projets, la gestion de portefeuille sert à « choisir les bons projets ». Un portefeuille de projets est un outil de gouvernance. Il permet de consolider, homogénéiser et synthétiser les informations des différents projets, afin de faciliter la prise de décision.
Le portefeuille de projets rassemble donc toutes les informations liées aux projets en termes de ressources, de plannings, de budgets, de bénéfices et de risques, mais peut aussi inclure d’autres informations liées à la nature de l’activité de l’entreprise (type de projet, nature du projet) ou de la méthodologie de développement des projets (cycle en V, agiles, etc.).
2- La gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets correspond à la gestion centralisée des projets d’une entreprise. Ces derniers peuvent ne rien avoir à voir les uns avec les autres, mais ils sont tout de même gérés via un portefeuille unique afin de disposer d’une vue d’ensemble et de gérer les potentiels conflits de ressource. La gestion de portefeuille appliquée à la gestion de projet comprend également le processus de réception des projets. Ce dernier consiste à identifier les projets potentiels, les autoriser, leur affecter un chef de projet et les intégrer au portefeuille global. Il comprend également un suivi haut niveau des projets afin de veiller à ce que les projets en cours soient cohérents avec les objectifs et stratégies de l’entreprise.
La gestion de portefeuille de projets a pour fonction d’offrir un référentiel unique qui confère de la visibilité, optimise l’utilisation des ressources pour atteindre les objectifs, et permet de prévoir les risques et les retours pour maintenir l’équilibre du portefeuille et être sûr de se concentrer sur les bonnes choses. La gestion de portefeuille de projets est essentielle pour rassembler les parties prenantes, impliquer les dirigeants et fournir une vue descendante.
Réalisée dans les règles de l’art, la gestion de portefeuille de projets établit de la gouvernance et de la transparence, simplifiant la conduite du changement en cours de route pour permettre à l’entreprise de devenir plus agile et plus réactive face à la demande. Les organisations qui n’y ont pas recours font souvent du surplace, gaspillent de précieuses ressources et subissent des échecs à répétition dans leurs projets, sans avoir vraiment de données à disposition pour en expliquer les raisons. Lorsque les responsables continuent de dire oui à des projets sans tenir compte de la capacité effective, l’organisation finit inévitablement par connaître une diminution de la productivité et une augmentation des cas de burn-out parmi ses salariés.
3- Etapes de la gestion de portefeuille projet :
La gestion de portefeuille projet appliquée à la gestion de projet comprend 5 étapes principales.
– Identifier les objectifs directeurs de l’entreprise : Si vous travaillez pour une épicerie, l’objectif est-il de fournir les aliments les plus frais, la plus grande sélection ou les prix les plus bas possible ? Si la priorité est donnée aux prix, alors les projets permettant de faire des économies sont plus importants que ceux qui améliorent la qualité des aliments proposés.
– Rassembler et rechercher demandes et idées : Les idées de projet peuvent venir de partout à tout moment. Il est important de disposer d’un processus de suggestion formalisé qui vise à enregistrer les idées afin de les suivre et de les évaluer. Ce processus peut être aussi simple qu’une feuille de calcul gérée par le responsable de portefeuille ou une base de données en ligne dans laquelle tous les employés de l’entreprise peuvent saisir leurs idées.
– Sélectionner les meilleurs projets : Une fois les idées enregistrées, les responsables de portefeuille appliquent un processus standard d’évaluation et de sélection des projets qui seront lancés. Au-delà de la vérification de la cohérence des projets avec les objectifs de l’entreprise, les questions à se poser à ce stade sont :
Quel sera le coût ?
Combien de temps le projet prendra-t-il ?
Quel est le retour sur investissement ? (Quels sont les avantages du projet ?)
Les ressources sont-elles disponibles ?
Quels sont les risques de ce projet ?
Les décisions étant prises sur plusieurs projets à la fois, ce processus peut être complexe. Un moyen courant de simplifier ce processus et d’éviter les partis pris consiste à créer une liste de critères évalués pour chaque projet, comme le retour sur investissement par exemple, qui est un facteur de classement classique.
– Valider la faisabilité du portefeuille et lancer les projets : Une fois les projets à lancer déterminés, il est essentiel de valider le portefeuille de manière globale. Cette étape peut notamment consister à garantir que l’ensemble des projets choisis n’est pas trop important, trop risqué, trop cher ou trop interdépendant. Le portefeuille doit être bien équilibré et cohérent avec les objectifs de l’entreprise. Par exemple, si trois de vos projets comptent une phase de test en janvier et vous n’avez qu’un seul laboratoire de test, cette situation est problématique. Ou si deux projets sont interdépendants et qu’un retard sur l’un décale l’autre également, il pourrait être intéressant pour vous de ne pas les lancer en même temps. Dès lors que le portefeuille est validé, les chefs de projet peuvent être désignés et les projets lancés.
– Gérer et suivre le portefeuille : Les projets changent et évoluent au fil du temps, et de nouvelles idées peuvent être ajoutées à la liste des projets potentiels. C’est pourquoi il est important de gérer en continu à la fois l’exécution du portefeuille en cours et les suggestions reçues. La gestion et le suivi du portefeuille peuvent inclure :
- Le suivi, avec les chefs de projet, de la performance des projets.
- L’identification et la résolution de conflits entre projets.
- La modification du portefeuille si nécessaire, notamment la mise en attente, l’annulation et l’ajout de projets.
- La vérification que les projets restent cohérents avec les objectifs de l’entreprise.
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