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06 Avr 2023
Procédure de gestion administrative
PROCEDURE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Peut-être que vous n’avez rien à gagner en termes de chiffre d’affaire, mais l’élaboration d’une procédure de gestion administrative est indispensable pour exercer votre activité en toute sérénité.
PROCEDURE DE GESTION ADMINISTRATIVE : c’est quoi ?
Pour bien comprendre le terme procédure de gestion administrative, nous allons le décortiquer en deux parties : la procédure et la gestion administrative.
La procédure : dans le domaine des entreprises, la procédure est la manière spécifique d’effectuer une ou plusieurs tâches. Il s’agit de la mise en œuvre de tout ou une partie du processus. Ce dernier donne la réponse sur le Quoi, tandis que la procédure répond sur Qui, Quoi et Quand. La procédure décrit les étapes de l’enchainement des taches ainsi que les rôles et les responsabilités associés. à ce fait, l’entreprise devra prendre en compte la rédaction manuel des procédures pour formaliser ces informations.
La gestion administrative : dans le domaine des entreprises, la gestion administrative désigne l’ensemble des formalités et des taches obligatoires pour être en conformité avec la réglementation et pour s’aligner avec vos objectifs stratégiques.
Donc la procédure de gestion administrative est la formalisation des activités, des rôles et responsabilités permettant l’atteinte des objectifs désirés. La procédure de gestion administrative est un agencement structuré et formalisé de techniques, de règles et de processus mis en place pour la gestion d’une entreprise. Elle vise à permettre la planification, la coordination, la mise en place, l’analyse, l’évaluation et la correction des différentes activités de l’organisation. Dans cette optique, la procédure de gestion administrative peut être élaborer suivant ces étapes :
- Déterminer les objectifs et les cibles ;
- Planifier les activités ;
- Optimiser les ressources ;
- Établir les rôles et responsabilités de chaque acteur ;
- Gérer les risques ;
- Superviser les opérations ;
- Évaluer les résultats obtenus ;
- Corriger les écarts.
Ainsi, la procédure de gestion administrative est une technique ayant pour objectif de garantir une mise en place rapide et efficace des activités de l’entreprise tout en respectant les normes légales et en maximisant la qualité globale des processus. Elle prend en considération les domaines suivants :
La comptabilité : tous ce qui est en lien avec les devis, les factures, les relances clients, le règlement des factures, la déclaration de la TVA et CA, paiement des impôts, des charges internes et externes.
Les ressources humaines : il englobe tous ce qui est en lien avec les procédures d’embauche et les contrats, fiches de paie, les charges sociales, les congés, formation des salariés…
Les achats et ventes : approvisionnement, gestion des stocks, gestion des commandes, gestion des fournisseurs et prestataires.
La procédure de gestion administrative est une technique incontournable pour la gestion des activités de l’entreprise. Afin de garantir une mise en place efficace, il est nécessaire que toutes les parties prenantes de l’entreprise travaillent ensemble en élaborant un modèle standardisé. Ce modèle sera personnalisé pour répondre aux exigences spécifiques de l’entreprise. Les avantages de la mise en place de la procédure de gestion administrative sont considérables. elle permettra aux entreprises d’optimiser leur efficacité et de garantir leur pérennité.
La démarche de la préparation de la procédure de gestion administrative
Avant la rédaction des procédures, il est nécessaire de définir les objectifs derrière cette élaboration. Dans ce cas l’élaboration d’une procédure de gestion administrative a pour objectif :
- Présenter un cadre formel de l’exécution des activités administratives
- Garantir une fluidité dans le travail et sa continuité même lorsqu’une modification ou mutation est survenue ou même en cas de réorganisation du personnel
- Définir les activités de tous les membres de l’administration en question
- Garantir un contrôle interne fiable
- Optimiser la productivité des acteurs par l’optimisation du volume d’informations traitées, le circuit de traitement d’informations et une automatisation des traitements manuels.
Comme toute procédure, la démarche de l’élaboration de la procédure de gestion administrative consiste sur la division administrative qui implique
- L’élaboration d’un organigramme de l’administration en question et les services associés
- Lister les missions et les objectifs de chaque service de la division administrative
- Préciser les attributions et les tâches de chaque intervenant dans la division administrative
- Décrire l’ensemble des procédures administratives et des ressources humaines
Après avoir collecter les informations nécessaires en lien avec les aspects administratifs, vous pouvez commencer l’élaboration de votre procédure.
La démarche de l’élaboration de la procédure de gestion administrative
La description de la procédure contient les précisions suivantes pour chaque étape de la procédure :
- L’activité et le poste concernés
- La nature des actions et les modalités de contrôle
- La description des procédures effectuées
- Le contenu des dossiers envoyés aux acteurs
L’élaboration d’un diagramme de flux qui illustre par des schémas les étapes de la procédure. Il présente une vue générale sur le circuit de l’information et des documents entre les intervenants impliqués dans la procédure.
En ce qui concerne l’actualisation ou la mise à jour de la procédure de gestion administrative, elle est susceptible d’être modifiée au fur et à mesure de l’évolution de l’administration en question.
La mise à jour peut être justifier par :
- Des changements dans l’organisation de l’administration
- Des changements dans les activités de l’administration
- Des modifications des systèmes et procédures (dans le cas d’amélioration des procédures existantes pour faire faces à des nouveaux défis)
- Des modifications liées au personnel (nouvel recruté, changement de poste, l’ajout d’un nouvel poste…)
- Ou d’autres modifications liées à la structure ou la méthodologie de la mise en place d’une procédure.
Cette procédure de gestion administrative doit être diffusée pour qu’elle soit accessible à toutes les parties concernées. La diffusion se fait à travers les canaux de diffusion disponibles dans l’entreprise.
Enfin, l’étape de la conservation de la procédure de gestion administrative à pour objectif de rendre cette procédure accessible à tout moment pour un acteur qui a besoin de s’informer sur la procédure de gestion administrative.
Les administrations doivent disposer au moins d’un exemplaire de manuel de procédures. Les versions antérieures ainsi que les versions actualisées doivent être conservées pour le cas d’un contrôle sur les anciennes opérations.
Il est recommandé que les procédures de gestion administratives ainsi que toutes les autres procédures soient enregistrées également sous format électronique. Le support informatique permet l’organisation de la procédure et les fichiers relatifs à cette dernière. Il permet également la conservation pour une longue durée de ces procédures et elles deviennent facilement accessibles pour les acteurs concernés.
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